Kontorsmöbler till företaget: bokföring, ergonomi och leasing
Skrivbord, kontorsstolar och förvaringsskåp räknas som inventarier i bokföringen – men reglerna för avdrag, avskrivning och moms skiljer sig åt beroende på pris och företagsform. Här går vi igenom vad som gäller 2026.
Innehåll
Inventarie eller förbrukningsartikel?
Det första du behöver avgöra är om möbeln ska behandlas som en inventarie eller en förbrukningsinventarie – skillnaden styr hur du bokför och när du får avdraget.
En förbrukningsinventarie är direkt avdragsgill det år du köper den. Det gäller om möbeln uppfyller ett av två villkor:
- Kortlivad inventarie – beräknad ekonomisk livslängd på högst tre år.
- Inventarie av mindre värde – anskaffningspriset exklusive moms understiger 29 600 kr (halvt prisbasbelopp 2026, källa: Skatteverket).
En vanlig kontorsstol eller ett enkelt skrivbord som kostar under 29 600 kr exkl. moms är alltså direkt avdragsgill och behöver inte skrivas av under flera år. Kostar möbeln mer än så räknas den som en ordinarie inventarie som aktiveras i balansräkningen och skrivs av löpande.
Bokföra kontorsmöbler korrekt
Kontorsmöbler som räknas som inventarier bokförs mot konto 1220 Inventarier och verktyg i BAS-kontoplanen. Kontogrupp 12 samlar anläggningstillgångar som inte är fastigheter eller fordon.
Bokföringen vid köp ser typiskt ut så här:
- Debet 1220 (anskaffningsvärdet exkl. moms) – tillgången aktiveras.
- Debet 2640 (ingående moms, om momsregistrerad) – momsen lyfts.
- Kredit 2440 / 1910 (leverantörsskuld eller bank) – betalningssidan.
Förbrukningsinventarier under gränsen bokförs däremot direkt mot ett kostnadskonto, vanligtvis 5410 Förbrukningsinventarier, och belastar resultatet samma räkenskapsår.
Är du osäker på gränsdragningen: det enskilda inköpets pris är avgörande, inte totalpriset om du köper flera möbler vid samma tillfälle. Fyra stolar à 8 000 kr räknas som fyra separata inköp – var och en under gränsen.
Avskrivning steg för steg
Inventarier som aktiveras på konto 1220 skrivs av över sin ekonomiska livslängd. Skattemässigt erbjuder regelverket tre metoder:
| Metod | Hur den fungerar | Max avskrivning |
|---|---|---|
| 30-procentsregeln (huvudregel) | 30 % av inventariernas skattemässiga restvärde vid årets ingång, ökat med årets inköp och minskat med försäljningar. | 30 % |
| 20-procentsregeln (kompletteringsregel) | 20 % av anskaffningsvärdet per år på de inventarier som finns kvar vid beskattningsårets slut. | 20 % |
| Restvärdeavskrivning | Alternativ metod, tillåten för vissa företag. Avskrivning på skattemässigt restvärde. | 25 % |
I praktiken väljer de flesta räkenskapsenlig avskrivning och använder 30-procentsregeln eftersom den ger störst avdrag de första åren. Du får byta metod mellan räkenskapsår, och räkenskaperna måste spegla de skattemässiga avskrivningarna för att räkenskapsenlig avskrivning ska vara tillåten.
Bokföringsmässigt registreras avskrivningen varje år som:
- Debet 7832 Avskrivningar inventarier
- Kredit 1229 Ackumulerade avskrivningar inventarier
Leasing vs köp
Att leasa kontorsmöbler innebär att ett finansbolag köper möblerna och att ni hyr dem mot en fast månadsavgift under avtalstiden – vanligtvis två till fem år. Vid avtalstidens slut kan ni antingen lösa ut möblerna till restvärdet, förlänga hyran eller lämna tillbaka dem.
Operationell leasing belastar inte balansräkningen på samma sätt som ett direktköp – hyran bokförs löpande som en rörelsekostnad på konto 5212 eller 5810, beroende på vad leasingkontraktet gäller. Finansiell leasing, där ni i realiteten tar ekonomiskt ägarskap, aktiveras däremot i balansräkningen på ett liknande sätt som ett köp.
- Totalkostnaden oftast högre än ett direktköp
- Bindande avtal – svårt att avsluta i förtid
- Ni äger inte möblerna under leasingperioden
- Utlösen till restvärde tillkommer om ni vill behålla
- Jämn och förutsägbar månadskostnad
- Belastar inte kassan med ett stort engångsbelopp
- Enkelt att uppgradera möbler när avtalet löper ut
- Hyran är fullt avdragsgill som rörelsekostnad
Köp passar bättre när ni har likviditet, möblerna är stabila i behov och ni vill äga dem på lång sikt. Leasing passar nystartade företag och verksamheter som vill hålla balansräkningen lätt eller enkelt kunna anpassa kontorsmiljön.
Läs mer om finansieringsformer på vår sida om leasing.
Ergonomikrav på arbetsplatsen
Som arbetsgivare är du enligt Arbetsmiljölagen ansvarig för att kontorsmiljön inte orsakar ohälsa. Mer specifikt regleras belastningsergonomi i AFS 2012:2, som gäller alla arbetsplatser med regelbundet kontorsarbete.
Det innebär i praktiken att du ska:
- Riskbedöma sittande bildskärmsarbete och åtgärda påvisade risker.
- Tillhandahålla höjdinställbar stol med svankstöd och armstöd.
- Säkerställa tillräcklig arbetsyta på skrivbordet – tillräckligt djup för att hålla lämpligt avstånd till bildskärmen.
- Erbjuda ett höj- och sänkbart skrivbord – detta rekommenderas starkt och krävs i vissa fall.
- Se till att belysning och bildskärmsplacering undviker bländning och reflexer.
Arbetsmiljöverket påpekar att möjligheten till varierade arbetsställningar är central – ingen ska behöva sitta stilla mer än en till två timmar i sträck utan att kunna ändra ställning eller resa på sig.
Kostnaden för ergonomiska möbler som uppfyller dessa krav är avdragsgill och kan i många fall motiveras som en nödvändig inventarie oavsett pris.
Hemmakontor – vad gäller?
Reglerna skiljer sig markant beroende på om du driver aktiebolag eller enskild firma.
Aktiebolag: möbler som bolaget köper in och som disponeras i hemmakontoret är avdragsgilla för bolaget, precis som övriga inventarier. Om du som ägare hyr ut ett rum i privatbostaden till ditt bolag kan du dessutom ta hyresintäkt, men enbart skäliga merkostnader (el, värme, slitage) är avdragsgilla på din privata sida. Skatteverket godkänner vanligen ett begränsat belopp per år för ett enstaka kontorsrum – kontrollera aktuell praxis på skatteverket.se.
Enskild firma: möbler och utrustning som är nödvändiga för verksamheten är avdragsgilla som inventarier även om de finns i hemmet. Utöver det finns ett schablonavdrag för arbetsrum på 2 000 kr per år (bostad du äger eller hyr). Avdraget gäller inte om du har ett separat tjänsteställe.
Anställd med distansarbete: en anställd kan som regel inte göra avdrag för kontorsmöbler i hemmet i deklarationen – detta är arbetsgivarens ansvar. Om arbetsgivaren köper in utrustning för den anställdas hemmakontor räknas det som en skattefri förmån (arbetsredskap), inte lön, förutsatt att det primärt används i tjänsten.
Köp till kontoret
Gå vidare till en kontorsleverantör när du vill jämföra möbler, förbrukningsvaror och ergonomisk utrustning.
Vanliga frågor om kontorsmöbler och bokföring
Vilket BAS-konto bokförs kontorsmöbler på?
Kontorsmöbler som räknas som inventarier bokförs på konto 1220 Inventarier och verktyg. Är möbeln billigare än 29 600 kr exkl. moms (2026) bokförs den direkt som kostnad på konto 5410 Förbrukningsinventarier i stället, och du får avdrag samma år.
Kan jag dra av kontorsmöbler direkt utan avskrivning?
Ja, om varje enskild möbel kostar under 29 600 kr exkl. moms (halvt prisbasbelopp 2026) räknas den som förbrukningsinventarie och är direkt avdragsgill. Kostar den mer aktiveras den som inventarie och skrivs av med 20–30 % per år.
Hur stor är avskrivningen på kontorsmöbler per år?
Skattemässigt får du välja mellan 30-procentsregeln (upp till 30 % av restvärdet per år) och 20-procentsregeln (20 % av anskaffningsvärdet per år). De flesta väljer 30-procentsregeln de första åren eftersom den ger störst avdrag. Du kan byta metod mellan räkenskapsår.
Måste arbetsgivaren köpa ergonomiska möbler?
Enligt Arbetsmiljölagen och AFS 2012:2 om belastningsergonomi är arbetsgivaren skyldig att riskbedöma kontorsarbetet och åtgärda påvisade risker. Det innebär i praktiken höjdinställbar stol och tillräcklig arbetsyta – och i förekommande fall höj- och sänkbart skrivbord. Kostnaden för nödvändig ergonomisk utrustning är alltid avdragsgill.
Kan jag leasa kontorsmöbler och dra av hyran?
Ja. Vid operationell leasing bokförs hyresbetalningarna löpande som en rörelsekostnad och är fullt avdragsgilla. Fördelen är att du slipper ett stort engångsinköp och kan byta möbler när avtalet löper ut. Totalkostnaden är dock oftast högre än ett direktköp.
Vad gäller för kontorsmöbler i hemmakontoret?
Äger du ett aktiebolag kan bolaget köpa in och dra av möblerna som inventarier. I en enskild firma är möbler nödvändiga för verksamheten avdragsgilla som inventarier. En anställd som arbetar hemifrån kan däremot inte göra avdrag privat – det är arbetsgivarens ansvar att förse med arbetsredskap.