Kontorsmaterial till företaget: vad du behöver och var du köper
Papper, toner, pennor och pärmar hör till de inköp som görs löpande i nästan alla verksamheter. Trots det råder det ofta oklarheter om vad som räknas som kontorsmaterial, hur momsen hanteras och när en inventarie tar vid. Den här sidan reder ut begreppen och hjälper dig köpa smart.
Innehåll
Vad räknas som kontorsmaterial?
Kontorsmaterial är förbrukningsartiklar som används löpande i verksamheten och förbrukas relativt snabbt. Det som utmärker dem är att de inte är tänkta att hålla i flera år utan att återanskaffas kontinuerligt.
Typiska exempel:
- Kopieringspapper, anteckningsblock och kuvert
- Pennor, markeringspennor, suddgummin och gem
- Toner och bläckpatroner
- Pärmar, plastfickor, mappar och flikar
- Tejp, häftklamrar, etiketter och saxar
- Post-it-lappar och liknande
Städmaterial som rengöringsmedel, pappershanddukar och toalettpapper hamnar ofta på samma konto, eller på konto 5410 Förbrukningsinventarier beroende på hur bolaget väljer att gruppera kostnader. Kaffemaskin och fikaprodukter för personalen bokförs däremot separat, vanligen på 7690 Övriga personalkostnader eller 6980 Övriga omkostnader.
Vad som inte är kontorsmaterial i den löpande redovisningen är utrustning med längre livslängd, som en skrivare, dator eller kontorsstol. Gränsdragningen mot inventarier beror på pris och ekonomisk livslängd, vilket vi går igenom nedan.
BAS-konto och bokföring
Enligt BAS-kontoplanen bokförs kontorsmaterial på konto 6110 Kontorsmateriel. Det tillhör kontogrupp 61 Kontorsmateriel och trycksaker, där konto 6150 används för trycksaker som visitkort och broschyrer.
Inköpet bokförs direkt som kostnad det räkenskapsår det görs. Det behövs alltså ingen avskrivningsplan för vanligt kontorsmaterial, till skillnad från inventarier med lång livslängd.
En enkel kontering vid kontantköp med 25 % moms kan se ut så här:
- Debet 6110 Kontorsmateriel (beloppet exkl. moms)
- Debet 2640 Ingående moms (momsbeloppet)
- Kredit 1930 Företagskonto (totalt belopp inkl. moms)
Spara alltid kvittot eller fakturan som verifikationsunderlag. Saknas underlag kan avdraget ifrågasättas vid en revision.
Momsavdrag vid inköp
Bedriver du momspliktig verksamhet har du i normalfallet rätt att dra av hela den ingående momsen (25 %) på inköp av kontorsmaterial. Det är en grundregel som Skatteverket bekräftar: avdrag medges för inköp som görs till momspliktig verksamhet.
Några saker att ha koll på:
- Faktura eller kvitto krävs som underlag. Vid inköp som görs på företagets bekostnad ska verifikationen helst vara utställd i företagets namn.
- Blandad verksamhet (momspliktig och momsfri) kräver fördelning av avdraget i proportion till verksamhetsgrenarna.
- Hemmakontor är ett gränsfall. Skatteverket har i ställningstagande klargjort att moms på kontorsmöbler i en privatbostad inte är avdragsgill, även om rummet används i verksamheten. Förbrukningsartiklar som papper och toner är däremot avdragsgilla om de används i verksamheten.
Skattemässigt är kontorsmaterial dessutom en avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen, vilket minskar det beskattningsbara resultatet.
Inventarier vs förbrukningsartiklar: gränsen 29 600 kr
Den vanligaste frågan vid inköp av kontorsutrustning är: ska det här bokföras som kostnad direkt (på 6110) eller som inventarie (på ett 1200-konto) med avskrivning?
Svaret beror på två faktorer: pris och ekonomisk livslängd.
- Förbrukningsartiklar (livslängd under ett år): kostnadsförs direkt på 6110. Papper och toner är tydliga exempel.
- Förbrukningsinventarier: inventarier med kort livslängd (upp till tre år) eller med ett anskaffningsvärde under halvt prisbasbelopp. Dessa får direktavskrivas.
- Inventarier: utrustning med livslängd över tre år som också kostar mer än halvt prisbasbelopp. Dessa aktiveras och skrivs av systematiskt.
Halvt prisbasbelopp uppgår till 29 600 kr exklusive moms för räkenskapsår som inleds under 2026 (källa: Skatteverket). Det innebär att en skrivare som kostar 12 000 kr kan direktavskrivas, medan en avancerad kopieringsmaskin för 80 000 kr behöver aktiveras som inventarie och skrivas av under nyttjandetiden.
Kontorsmaterial per kategori och BAS-konto
| Kategori | Exempel | BAS-konto | Direktavdrag? |
|---|---|---|---|
| Papper och trycksaker | Kopieringspapper, kuvert, anteckningsblock | 6110 | Ja |
| Skrivartillbehör | Toner, bläckpatroner, skrivhuvuden | 6110 | Ja |
| Pennor och mappar | Pennor, gem, häftklamrar, pärmar, flikar | 6110 | Ja |
| Städ och hygien | Pappershanddukar, rengöringsmedel, toalettpapper | 6110 / 5410 | Ja |
| Kaffe och kök | Kaffe, te, diskmedel | 7690 / 6980 | Ja |
| Förbrukningsinventarier | Miniräknare, liten skrivare (< 29 600 kr exkl. moms) | 5410 | Ja |
| Inventarier | Stor kopiator, ergonomisk kontorsstol (> 29 600 kr exkl. moms, livslängd > 3 år) | 1220 | Nej – avskrivning |
Var köper du kontorsmaterial förmånligt?
Det finns flera leverantörer som riktar sig specifikt mot företag och erbjuder allt från enstaka inköp till ramavtal med volymrabatter.
Office Depot (officedepot.se) är ett av Sveriges ledande kontorsvaruföretag med rikstäckande säljkår och ett brett sortiment. De passar dig som vill samla alla inköp hos en leverantör och få färre fakturor att hantera.
Kontorsgiganten/Ondio (kontorsgiganten.se) är en av de större e-handlarna på marknaden och erbjuder volymrabatt för företagskunder. Notera att Kontorsgiganten håller på att byta namn till Ondio.
Utöver dessa finns ett antal specialiserade aktörer: Lyreco, AllOffice, SwedOffice och Officestore är exempel på leverantörer med fokus på B2B-inköp och regelbunden leverans. Priset varierar, och vid regelbundna inköp kan det löna sig att jämföra totalpriser inklusive frakt och minimibelopp.
För kontorsmöbler och ergonomisk utrustning, se vår sida om kontorsmöbler för företaget.
- Binder dig till en leverantör och ett prissortiment
- Kan kräva minsta ordervärde för fri frakt
- Rabatter kräver ofta att du beställer i volym
- Samlad faktura förenklar bokföringen
- Kundrabatter och fasta priser för stamkunder
- Betalning via faktura ger bättre likviditet
- Enklare att följa upp och budgetera kostnader
Håll koll på kontorsmaterialkostnaden
Kontorsmaterial är en liten kostnad per inköp men sammanlagt kan det röra sig om flera tusenlappar per anställd och år. Utan struktur tenderar inköpen att spridas ut på olika inköpskanaler, kortbetalningar och kvitton som sedan tar tid att bokföra.
Några sätt att hålla kostnaderna under kontroll:
- Bulkinköp av de artiklar som alltid går åt sänker styckpriset märkbart för papper, kuvert och tonerkassetter.
- Ramavtal eller ett fast konto hos en leverantör samlar inköpen till en faktura i månaden och ger ofta kundprislistor med rabatt.
- Kvittohantering i realtid: fotografera kvittot direkt med ett bokföringsprogram eller en kvittoapp. Det minskar risken för försvunna underlag och förenklar momsavdraget.
- Budgetera per anställd eller enhet för att fånga upp orimliga avvikelser tidigt.
Behöver du även hålla koll på trycksakskostnader som visitkort och broschyrer? Se vår sida om visitkort och trycksaker. Om du ska skaffa skrivare eller toner i större volymer hittar du mer information under skrivare och toner för företag.
Köp kontorsmaterial samlat
Samla papper, toner och förbrukningsvaror hos en företagsleverantör så blir fakturor och bokföring enklare att följa upp.
Vanliga frågor om kontorsmaterial
Vilket BAS-konto ska jag använda för kontorsmaterial?
Konto 6110 Kontorsmateriel används för löpande förbrukningsartiklar som papper, pennor, kuvert, toner och pärmar. Trycksaker som visitkort och broschyrer bokförs istället på konto 6150. Städmaterial kan bokföras på 6110 eller 5410 Förbrukningsinventarier beroende på hur ditt bolag väljer att gruppera kostnaderna.
Kan jag dra av momsen på kontorsmaterial?
Ja, om din verksamhet är momspliktig har du i normalfallet rätt att dra av hela den ingående momsen (25 %) på inköp av kontorsmaterial som används i rörelsen. Du behöver ett kvitto eller en faktura som verifikationsunderlag. Vid hemmakontor gäller delvis andra regler för möbler, men förbrukningsartiklar är avdragsgilla.
Vad är gränsen för när en utrustning blir inventarie istället?
Gränsen för direktavdrag (förbrukningsinventarier) är ett halvt prisbasbelopp exklusive moms. För räkenskapsår som inleds under 2026 innebär det 29 600 kr (källa: Skatteverket). Kostar utrustningen mindre än så och har en ekonomisk livslängd under tre år kan du kostnadsföra den direkt. Överstiger den gränsen och väntas hålla längre aktiveras den som inventarie med avskrivning.
Hur bokför jag en skrivare – som kontorsmaterial eller inventarie?
Det beror på priset och förväntad livslängd. En enkel kontorsskrivare som kostar under 29 600 kr exklusive moms kan direktavskrivas som förbrukningsinventarie (konto 5410). En dyrare skrivare eller kopiator som överstiger den gränsen och väntas användas i många år bokförs istället som inventarie (konto 1220) och skrivs av systematiskt.
Är det värt att teckna avtal med en kontorsmaterialleverantör?
För de flesta företag med regelbundna inköp är det ett bra val. Du samlar inköpen till en faktura i månaden, slipper hantera många separata kvitton och får ofta en rabatterad prislista. Office Depot och Kontorsgiganten (Ondio) erbjuder båda företagskonton med fakturaalternativ och volymrabatter.