Fakturering: så fakturerar du rätt som företag
En faktura är mer än ett betalkrav – den är en bokföringshandling med uppgifter som lagen kräver. Här går vi igenom vad fakturan måste innehålla, hur du sätter betalningsvillkor och moms, hur du faktiskt skapar fakturan och vad du gör när kunden inte betalar.
Innehåll
Vad är fakturering?
Fakturering är att ställa ut ett skriftligt betalkrav till en kund för en vara eller tjänst du levererat. Men en faktura är inte vilket papper som helst: den är en verifikation i bokföringen och måste enligt mervärdesskattelagen (kap. 11) innehålla vissa uppgifter för att vara giltig. Saknas något kan du som säljare få problem med momsavdraget, och din kund kan få det med sitt.
Den här sidan är navet för allt som rör fakturering. Vill du djupdyka i ett delmoment finns separata guider om att skapa en faktura, ladda ner en fakturamall, gå över till e-faktura, hantera dröjsmålsränta och påminnelser och inkasso. Driver du inget eget bolag kan du läsa om att fakturera utan företag.
Vad en faktura måste innehålla
Mervärdesskattelagen (kap. 11) styr vilka uppgifter en fullständig faktura ska ha. De obligatoriska delarna är:
- Fakturadatum – det datum fakturan ställs ut.
- Fakturanummer – ett unikt löpnummer i en eller flera serier, så att varje faktura kan identifieras.
- Säljarens och köparens namn och adress.
- Säljarens momsregistreringsnummer (köparens i vissa fall, till exempel vid omvänd skattskyldighet eller EU-handel).
- Vad fakturan avser – varornas eller tjänsternas art och omfattning, samt leveransdatum om det skiljer sig från fakturadatum.
- Beloppen – pris och beskattningsunderlag per momssats, tillämpad momssats och momsbeloppet.
- Vid momsbefrielse en hänvisning till bestämmelsen; vid omvänd skattskyldighet texten omvänd betalningsskyldighet.
Driver du aktiebolag tillkommer tre obligatoriska uppgifter: bolagets exakta officiella företagsnamn, organisationsnummer och i vilken kommun bolaget har sitt säte. Utöver det bör fakturan ange betalningsvillkor, eventuell dröjsmålsränta, bank- eller plusgiro samt om du är godkänd för F-skatt – det gör fakturan tydligare och enklare att betala.
Moms och privatperson vs företag
Den vanligaste momssatsen är 25 %, men 12 % (bland annat livsmedel och restaurang) och 6 % (böcker, persontransport, kultur) förekommer. Som momsregistrerat företag lägger du på moms på ditt pris exklusive moms och redovisar den till Skatteverket.
Vem kunden är spelar roll för hur fakturan ser ut:
| Fakturera företag | Fakturera privatperson | |
|---|---|---|
| Identifikation | Organisationsnummer | Namn och adress (personnummer vid ROT/RUT eller inkasso) |
| Moms | Köparen kan oftast dra av momsen | Betalar alltid totalbeloppet inkl. moms |
| Prisangivelse | Vanligen exkl. moms | Pris ska tydligt anges inkl. moms |
Säljer du till en konsument ska priset kunna förstås som inklusive moms om inget annat tydligt framgår. Tar du ut ROT- eller RUT-avdrag behöver du kundens personnummer, eftersom Skatteverket kräver det för att bevilja skattereduktionen. Vid export utanför EU faktureras normalt utan moms, oavsett om köparen är företag eller privatperson.
Betalningsvillkor och förfallodatum
Betalningsvillkoret talar om hur lång tid kunden har på sig. 30 dagar netto är vanligast, men 10, 14 eller 20 dagar förekommer – kortare villkor förbättrar ditt kassaflöde. Förfallodatumet är fakturadatum plus antalet dagar i villkoret.
Betalar kunden för sent har du enligt räntelagen (1975:635) rätt till dröjsmålsränta. Är förfallodagen bestämd i förväg löper räntan från den dagen; annars först 30 dagar efter fakturadatum. Den lagstadgade nivån är referensräntan plus åtta procentenheter. Kontrollera aktuell referensränta hos riksbanken.se. Fakturerar du en privatperson måste du ha angett på fakturan att dröjsmålsränta tas ut – annars har du ingen rätt att kräva den.
Mellan företag får du dessutom ta ut en förseningsersättning på 450 kr utöver dröjsmålsräntan. Mer om beräkning och nivåer hittar du på sidan om dröjsmålsränta.
Sätt att fakturera
Det finns tre huvudvägar, och valet beror på hur ofta du fakturerar och om du har ett eget företag.
| Metod | Passar för | Kännetecken |
|---|---|---|
| Faktureringsprogram | Återkommande fakturering | Molntjänst med kundregister, påminnelser och koppling till bokföring |
| Fakturamall | Enstaka fakturor | Gratis mall i Word, Excel eller PDF – du fyller i själv |
| Faktureringstjänst | Frilans utan eget bolag | Egenanställning – tjänsten skickar fakturan och sköter skatt och avgifter |
Har du många kunder och vill slippa manuellt arbete är ett faktureringsprogram oftast värt pengarna – det räknar momsen åt dig, fyller i löpnummer automatiskt och skickar påminnelser. För att ta emot fakturor från större kunder och offentlig sektor kan e-faktura (Peppol) vara ett krav.
Få betalt: påminnelse, inkasso, factoring
De flesta kunder betalar i tid, men inte alla. När en faktura förfaller utan betalning finns en tydlig trappa att gå:
- Betalningspåminnelse. En vänlig påstötning, ofta med en påminnelseavgift. Kontrollera först att fakturan stämmer.
- Inkassokrav. Har påminnelsen inte hjälpt skickar du eller ett inkassobolag ett krav enligt god inkassosed. Bestridda fakturor ska inte skickas vidare till Kronofogden – då prövas tvisten i stället i domstol.
- Betalningsföreläggande hos Kronofogden om kravet fortfarande är obetalt och obestritt.
Hela processen från påminnelse till inkasso går vi igenom på sidan om betalningspåminnelse och inkasso.
Fakturering hänger ihop med din bokföring: varje utställd faktura bokförs som en kundfordran och varje betalning kvittar fordran mot inbetalningen. Ett program som sköter både och spar dubbelarbete.
Snabb checklista innan du skickar
- Glömt momsregistreringsnummer
- Hoppat i löpnummerserien
- Ingen dröjsmålsränta angiven till konsument
- Otydligt om priset är inkl. eller exkl. moms
- Unikt fakturanummer och fakturadatum
- Köparens uppgifter och referens
- Rätt momssats och momsbelopp
- Betalningsvillkor, förfallodatum och bankgiro
Hitta rätt faktureringsprogram
Jämför program som räknar momsen, numrerar fakturorna och skickar påminnelser åt dig.
Vanliga frågor om fakturering
Vad måste alltid stå på en faktura?
Fakturadatum, ett unikt fakturanummer, säljarens och köparens namn och adress, säljarens momsregistreringsnummer, vad fakturan avser samt pris, momssats och momsbelopp. Aktiebolag måste även ange organisationsnummer, säteskommun och exakt företagsnamn. Kraven följer av mervärdesskattelagen kap. 11.
Hur lång betalningstid ska jag sätta?
30 dagar netto är vanligast, men du kan välja kortare, som 10 eller 14 dagar, för bättre kassaflöde. Förfallodatumet är fakturadatum plus antalet dagar. Kortare villkor är vanligt mellan företag som känner varandra.
Måste jag lägga moms på fakturan till en privatperson?
Ja, om du är momsregistrerad. Privatpersonen betalar alltid totalbeloppet inklusive moms och kan inte dra av den. Priset ska tydligt framgå som inklusive moms om inget annat anges.
Hur mycket dröjsmålsränta får jag ta ut?
Enligt räntelagen (1975:635) högst referensräntan plus åtta procentenheter, räknat från förfallodagen. Referensräntan fastställs halvårsvis av Riksbanken – kontrollera aktuell nivå på riksbanken.se. Till en konsument måste du ha angett på fakturan att dröjsmålsränta tas ut. Mellan företag får du dessutom ta ut en förseningsersättning på 450 kr.
Kan jag fakturera utan att ha ett eget företag?
Ja, via en egenanställningstjänst. Du lämnar ett fakturaunderlag, tjänsten skickar fakturan i sitt namn och sköter skatt, arbetsgivaravgift och försäkring mot en avgift. Läs mer på sidan om fakturera utan företag.
Vad gör jag om kunden inte betalar?
Skicka först en betalningspåminnelse, därefter ett inkassokrav och i sista hand ett betalningsföreläggande hos Kronofogden. Är fakturan bestridd ska den inte gå till Kronofogden utan prövas i domstol. Läs mer om hela processen på sidan om betalningspåminnelse och inkasso.