Betalningspåminnelse & inkasso: så får du betalt

Processen steg för steg

En obetald faktura går sällan direkt till Kronofogden. Den vanliga vägen har flera steg, och på varje steg får skulden chansen att lösas innan den blir dyrare för kunden. Som borgenär (den som har pengar att fordra) styr du själv tempot.

1. Förfallodatum passeras. Fakturan är obetald efter sista betalningsdag. Räntan börjar i regel löpa.
2. Betalningspåminnelse. Ett kort, vänligt brev som påminner om att fakturan förfallit. Ofta räcker det här.
3. Inkassokrav. Ett formellt krav med en betalningsfrist. Skickas av dig själv eller ett inkassobolag.
4. Betalningsföreläggande hos Kronofogden. Om kunden fortfarande inte betalar ansöker du om att myndigheten ska fastställa kravet.
5. Utmätning. När kravet är fastställt kan Kronofogden driva in skulden.

Tänk på att en obetald faktura inte är samma sak som en betalningsanmärkning. Anmärkningen kommer först när Kronofogden har fastställt ett krav – inte när du skickar en påminnelse. Vill du undvika hela kedjan börjar arbetet redan vid faktureringen: tydliga betalningsvillkor, korrekt förfallodatum och rätt uppgifter minskar antalet sena betalningar.

Betalningspåminnelsen

Påminnelsen är första steget och bör skickas så snart fakturan förfallit. Den behöver inte vara formell – ett mejl eller brev som anger fakturanummer, belopp, ursprungligt förfallodatum och en ny kort betalningsfrist räcker. Många kunder har helt enkelt missat fakturan, och en saklig påminnelse löser de flesta fallen.

Du har rätt att ta ut en påminnelseavgift på högst 60 kr, men bara om avgiften har avtalats senast i samband med att skulden uppkom – till exempel genom en notering på fakturan eller i dina villkor. Är det inte avtalat får du nöja dig med dröjsmålsränta. Avtala därför alltid om påminnelseavgift i förväg.

Lagliga avgifter – vad du får ta ut

Avgifterna är reglerade i lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader. Beloppen är maxnivåer – du får ta ut lägre, men aldrig högre, och bara en gång per åtgärd.

Den så kallade förseningsersättningen på 450 kr gäller bara vid handelstransaktioner mellan företag (eller mot myndighet) och infördes för att göra det enklare att kräva ut indrivningskostnader. Den fungerar som en schablon: du behöver inte styrka faktiska kostnader för att få ut den.

Dröjsmålsränta

Utöver avgifterna har du rätt till dröjsmålsränta. Enligt 6 § räntelagen (1975:635) beräknas den som Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter. Referensräntan fastställs varje kalenderhalvår (i januari och juli) och följer Riksbankens styrränta, så den exakta räntesatsen ändras över tid. Kontrollera aktuell referensränta hos Riksbanken.

Har ni avtalat ett förfallodatum löper räntan från den dagen. Saknas förfallodag får dröjsmålsränta tas ut tidigast 30 dagar efter att du skickat fakturan eller kravet. Räntan räknas på det obetalda beloppet från förfallodagen fram till betalning. Vill du se hur det slår på just din faktura går vi igenom beräkningen på sidan om dröjsmålsränta.

Inkassokrav och inkassobolag

Hjälper inte påminnelsen är nästa steg ett inkassokrav. Det är ett formellt brev som tydligt anger beloppet, vad det avser och en sista betalningsdag (vanligen runt åtta till tio dagar). För inkassokravet får du ta ut 180 kr, och det kräver – till skillnad från påminnelseavgiften – inget föregående avtal.

Du får skicka inkassokrav själv. Driver du in en fordran som uppstått i din egen verksamhet kallas det egeninkasso och kräver inget tillstånd. Vill du i stället lämna över till ett inkassobolag betalar de flesta byråer först när skulden drivs in (provision) eller en fast avgift. Fördelen är att det avlastar dig och ofta ger snabbare betalning, eftersom ett kravbrev från ett inkassobolag tas på större allvar.

Att anlita inkassobolag passar särskilt om du har många kravärenden, om kunden är svårflörtad eller om du vill skydda kundrelationen genom att lägga själva indrivningen utanför ditt eget bolag.

Betalningsföreläggande hos Kronofogden

Betalar kunden ändå inte ansöker du om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Du beskriver kravet, och myndigheten förelägger kunden att betala eller bestrida. Bestrids kravet kan ärendet gå vidare till domstol; bestrids det inte fastställs kravet och du kan begära utmätning.

Ansökan kostar 300 kr i avgift, och du kan lägga på ett ombudsarvode på 380 kr. Båda kostnaderna kan du begära att kunden ska ersätta. Det är i det här steget en eventuell betalningsanmärkning uppstår – inte tidigare.

God inkassosed

All inkassoverksamhet styrs av inkassolagen (1974:182) och kravet på god inkassosed. Lagens 4 § slår fast att en gäldenär inte får drabbas av onödig skada eller olägenhet eller utsättas för otillbörlig påtryckning. I praktiken betyder det att du inte får hota, kräva orimliga avgifter, jaga en redan bestriden fordran utan grund eller skicka krav som saknar verklig grund.

Yrkesmässig inkassoverksamhet för andras räkning kräver tillstånd av Finansinspektionen, som är tillsynsmyndighet för branschen. Egeninkasso för fordringar i den egna verksamheten är undantaget från tillståndskravet – men reglerna om god inkassosed gäller även dig som driver in på egen hand.

Egen indrivning eller inkassobolag?

Oavsett vilket: agera tidigt. Ju längre en fordran ligger obetald, desto svårare blir den att driva in. En sund rutin för påminnelser och inkasso håller ditt rörelsekapital i rörelse i stället för fastlåst i kundfordringar. Se också vår jämförelse av faktureringsprogram – många program skickar betalningspåminnelser automatiskt.