Bokföring 2026 – så fungerar bokföring för företag
Bokföring är att löpande registrera allt som händer i företagets ekonomi – inköp, försäljning, betalningar – så att du kan följa hur det går och uppfylla lagen. Här går vi igenom grunderna: vad lagen kräver, vilka metoder du kan välja, skillnaden mot redovisning, och om du ska sköta det själv eller anlita en byrå.
Annons
Innehåll
Vad är bokföring?
Bokföring är det praktiska, löpande arbetet med att registrera företagets affärshändelser – varje köp, försäljning, betalning och uttag som påverkar ekonomin. Varje händelse bokförs på olika konton enligt en kontoplan, så att du i efterhand kan se vart pengarna tagit vägen och hur företaget mår.
Du bokför av två skäl. Det första är att du måste – bokföring är ett lagkrav. Det andra, och minst lika viktigt, är att bokföringen ger dig kontroll: hur månadens resultat blev, hur det står sig mot förra året, och om du har råd med nästa investering. Bokföringen är dessutom underlaget för din momsredovisning och din deklaration.
Grundprincipen bygger på dubbel bokföring: varje affärshändelse bokförs på minst två konton, ett i debet och ett i kredit, och summorna ska alltid balansera. Köper du en dator för 12 000 kr minskar pengarna på bankkontot samtidigt som en kostnad (eller tillgång) bokas upp för samma belopp.
Vad lagen kräver
Bokföringsskyldigheten regleras i bokföringslagen (1999:1078). Den gäller alla som driver näringsverksamhet – oavsett företagsform. Driver du enskild firma är du lika skyldig att bokföra som ett aktiebolag, även om reglerna kring bokslut skiljer sig åt.
Lagen ställer i korthet följande krav:
- Alla affärshändelser ska bokföras löpande. Huvudregeln är att de bokförs så snart det kan ske. Kontanta in- och utbetalningar har strängare krav och ska bokföras snabbare än övriga händelser.
- Det ska finnas en verifikation till varje bokföringspost – ett underlag som styrker att händelsen ägt rum.
- Bokföringen ska gå att följa både i registreringsordning (grundbok) och i systematisk ordning per konto (huvudbok).
- Allt ska arkiveras i sju år. Det gäller både verifikationer och själva bokföringen, oavsett om den är på papper eller digital.
En affärshändelse är, enligt lagen, varje förändring i storleken eller sammansättningen av företagets förmögenhet som beror på ekonomiska relationer med omvärlden. I praktiken handlar det om in- och utbetalningar, fordringar och skulder – vardagen i ett företag.
Kontantmetod eller faktureringsmetod
Det finns två sätt att bokföra fakturor, och valet påverkar när en händelse hamnar i böckerna.
Med kontantmetoden (även kallad bokslutsmetoden) bokför du en faktura först när den betalas. Skickar du en kundfaktura i september men får betalt i oktober, är det i oktober försäljningen, momsen och pengarna bokförs. Metoden är enklare och passar mindre företag med lägre omsättning. Ett undantag finns: är en faktura obetald på räkenskapsårets sista dag måste den ändå bokas upp, så att den hamnar i rätt år.
Med faktureringsmetoden bokförs varje faktura i två steg – först när den skickas eller tas emot (som en kundfordran eller leverantörsskuld, med moms), sedan en gång till vid betalning. Det ger mer arbete men en mer rättvisande bild löpande, eftersom intäkter och kostnader hamnar i den period de uppstår. Större företag är skyldiga att använda faktureringsmetoden.
| Kontantmetoden | Faktureringsmetoden | |
|---|---|---|
| När bokförs fakturan? | Vid betalning | Vid fakturadatum + vid betalning |
| Antal bokningar | En | Två |
| Arbetsinsats | Lägre | Högre |
| Passar | Mindre företag, låg omsättning | Större företag, många fakturor |
| Moms redovisas | När betalning sker | När fakturan bokförs |
De flesta bokföringsprogram stödjer båda metoderna, och vid årsskiftet sköter programmet ofta den så kallade årsomföringen åt dig.
Verifikationer och underlag
Varje bokföringspost måste vila på en verifikation – ett kvitto, en faktura eller annat underlag som visar att händelsen ägt rum. Utan verifikation, ingen bokföring. Enligt bokföringslagen ska en verifikation innehålla:
- När verifikationen upprättades och när affärshändelsen ägde rum
- Vad affärshändelsen avser (en kort beskrivning)
- Beloppet, och hur momsen fördelas
- Motpart – vem du köpt av eller sålt till
- Ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken som kopplar underlaget till bokföringen
Saknas originalet får du i vissa fall göra en egen verifikation, men kravet på spårbarhet kvarstår: det ska alltid utan svårighet gå att fastställa sambandet mellan en verifikation och den bokförda posten.
Skillnaden mellan bokföring och redovisning
Orden används ofta synonymt, men de betyder inte samma sak. Bokföring är den löpande registreringen – själva grovjobbet med att boka varje händelse på rätt konto. Redovisning är ett bredare begrepp som rymmer bokföringen plus sammanställningen av siffrorna till rapporter och beslutsunderlag.
Bokföringen är råmaterialet, redovisningen är vad du gör av det. När året är slut sammanställs bokföringen till ett bokslut, och för aktiebolag dessutom till en årsredovisning som lämnas till Bolagsverket. Den som hjälper dig med detta kallas redovisningskonsult, och en redovisningsbyrå erbjuder ofta hela kedjan – från löpande bokföring till bokslut och deklaration.
Sköta bokföringen själv eller anlita byrå?
Det finns i grunden tre sätt att hantera bokföringen, och de går att kombinera.
- Göra allt själv i ett program. Moderna molntjänster är till stora delar automatiserade – de läser in banktransaktioner och föreslår konteringar. Billigast, men kräver att du lär dig grunderna. Se vår jämförelse av bästa bokföringsprogram.
- Dela arbetet med en byrå. Du sköter det löpande, byrån tar bokslut, deklaration och kontroll. Vanligt och kostnadseffektivt för många småföretag.
- Lämna bort allt. En redovisningsbyrå sköter hela bokföringen. Dyrare, men du slipper ansvaret och risken för fel.
Tumregeln: ju enklare verksamhet och desto mer tid du har, desto mer talar för att göra själv. Driver du aktiebolag, har anställda eller säljer i flera momssatser blir en byrå snabbt värd pengarna. Många börjar i ett program och tar in hjälp för bokslutet.
- Du måste lära dig grunderna
- Tar tid från kärnverksamheten
- Risk för fel som upptäcks sent
- Eget ansvar vid bokslut och deklaration
- Lägst kostnad
- Full koll på dina egna siffror
- Automatiska program gör det enklare
- Snabbare överblick i realtid
Vad kostar bokföring?
Kostnaden beror helt på vilket spår du väljer. Ett bokföringsprogram kostar typiskt en månadsavgift. Anlitar du en redovisningskonsult betalar du antingen per timme eller ett fast månadspris – priset styrs av hur många verifikationer, anställda och rapporter som ingår.
Generellt gäller att ett program är billigast, en byrå dyrare, och en kombination ofta ger mest valuta för pengarna för ett mindre företag.
Fördjupning – våra guider om bokföring
Bokföring är ett stort ämne. Här är de sidor vi rekommenderar att gå vidare till beroende på var du står:
| Vill du … | Läs då |
|---|---|
| Välja program | Bokföringsprogram · Bästa bokföringsprogram |
| Anlita hjälp | Redovisningsbyrå |
| Bokföra rätt företagsform | Enskild firma · Aktiebolag |
| Förstå årsavslutet | Bokslut · Årsredovisning |
| Hantera moms och löner | Moms · Lönehantering |
| Lära dig konton och underlag | Kontoplan (BAS) · Verifikationer |
| Veta vad det kostar | Vad kostar bokföring |
Behöver du finansiering vid sidan av ekonomin – för en investering eller för att jämna ut kassaflödet – läs om företagslån.
Kom igång med bokföringen
Jämför program om du vill sköta det själv – eller hitta en byrå som tar hand om det åt dig.
Vanliga frågor om bokföring
Måste alla företag bokföra?
Ja. Bokföringsskyldigheten i bokföringslagen gäller alla som driver näringsverksamhet, oavsett företagsform. Det innebär att även enskilda firmor är skyldiga att löpande bokföra sina affärshändelser och spara underlagen i sju år.
Vad är skillnaden på bokföring och redovisning?
Bokföring är den löpande registreringen av varje affärshändelse på rätt konto. Redovisning är ett bredare begrepp som även omfattar sammanställningen till rapporter som bokslut och årsredovisning. Bokföringen ingår alltså som en del i redovisningen.
Kontantmetod eller faktureringsmetod – vilken ska jag välja?
Kontantmetoden bokför fakturan när den betalas och är enklare, vilket passar mindre företag. Faktureringsmetoden bokför fakturan i två steg och ger en mer rättvisande bild löpande. Större företag måste använda faktureringsmetoden.
Vad ska en verifikation innehålla?
En verifikation ska visa när den upprättades, när affärshändelsen skedde, vad den avser, beloppet med moms, motparten samt ett verifikationsnummer som kopplar underlaget till bokföringen. Ett kvitto eller en faktura är de vanligaste verifikationerna.
Hur länge måste jag spara bokföringen?
Enligt bokföringslagen ska bokföringen och alla verifikationer bevaras i sju år efter räkenskapsårets slut. Det gäller oavsett om materialet är på papper eller i digital form, så länge det är läsbart under hela tiden.
Kan jag sköta bokföringen själv?
Ja, många småföretagare gör det i ett molnbaserat bokföringsprogram som till stora delar är automatiserat. Driver du aktiebolag, har anställda eller en mer komplex verksamhet kan det löna sig att ta hjälp av en redovisningsbyrå, åtminstone för bokslut och deklaration.