Verifikationer & kvitton 2026: krav, arkivering och hantering

Vad är en verifikation?

En verifikation är det underlag som dokumenterar och styrker en enskild affärshändelse i bokföringen. Det kan vara en leverantörsfaktura, ett kvitto, ett kontoutdrag, ett skuldebrev eller en lönespecifikation – i pappersform eller elektroniskt. Grundregeln är enkel: ingen post i bokföringen utan en verifikation bakom sig.

När du tar emot ett underlag är det den handlingen som ska användas som verifikation, i den form informationen hade när den kom till dig. Får du en pappersfaktura är fakturan din verifikation; får du den som PDF är det PDF:en som gäller. I bokföringen länkar du sedan ihop verifikationen med rätt konto i din BAS-kontoplan, så att en granskare kan följa varje siffra tillbaka till sitt underlag.

Vad måste en verifikation innehålla?

Bokföringslagen ställer krav på vad en verifikation ska innehålla. Saknas någon av uppgifterna är underlaget ofullständigt – och vid en granskning kan både avdrag och momsavdrag ifrågasättas. En komplett verifikation har:

• Verifikationsnummer – ett löpande identifieringstecken så att posten går att hitta i bokföringen.
• Datum – både när verifikationen upprättades och när affärshändelsen faktiskt inträffade.
• Motpart – vem affärshändelsen avser, alltså säljaren eller köparen.
• Belopp – totalbeloppet, normalt med momsen specificerad för sig.
• Vad det avser – en beskrivning av varan eller tjänsten, tillräckligt tydlig för att förstå vad köpet gällde.

Verifikationerna ska vara samlade och ordnade, och affärshändelser ska normalt bokföras senast månaden efter den kalendermånad de inträffade. Driver du ett mindre företag med kontantmetod bokför du i stället när betalningen sker – läs mer om upplägget under bokföring.

Arkivering – spara i sju år

All räkenskapsinformation ska bevaras i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett räkenskapsår som följer kalenderåret 2026 betyder det att underlagen ska finnas kvar till och med utgången av 2033. Har du brutet räkenskapsår, till exempel 1 juli–30 juni, blir den faktiska tiden i praktiken upp till sju år och sex månader.

Sjuårsregeln gäller hela kedjan: verifikationer, grund- och huvudbok, årsbokslut eller bokslut, samt de systembeskrivningar som visar hur bokföringen är uppbyggd. Räkenskapsinformationen ska under hela tiden vara läsbar och möjlig att presentera utan svårighet.

Skanna och fota kvitton – reglerna sedan 2024

Den 1 juli 2024 ändrades bokföringslagens regel om överföring av räkenskapsinformation (7 kap. 6 §). Ändringen gäller när du skannar en pappersfaktura eller fotograferar ett papperskvitto för att arbeta med eller spara underlaget digitalt i stället för på papper.

Tidigare fick pappersoriginalet kastas först efter tre år. Efter lagändringen får du kasta kvittot eller fakturan så snart räkenskapsinformationen har förts över till en annan handling – i praktiken så snart den digitala kopian är på plats. För ett företag som tar emot mycket papperskvitton är det en stor förenkling: den digitala kopian räcker oftast som verifikation.

Förenklingen kommer med ett villkor. Underlaget får bara förstöras om överföringen, med hänsyn till tekniska metoder och organisatoriska åtgärder, inte innebär en risk att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Den digitala kopian måste vara komplett och oförändrad – belopp, datum, moms, motpart och allt som står på kvittot ska följa med och vara läsbart. Är fotot suddigt eller beskuret har du inte fört över informationen korrekt.

Notera att arkiveringstiden inte ändras. Efter att du har digitaliserat kvittot tillämpas sjuårsregeln på den digitala handlingen i stället – du sparar den, inte papperet.

Kvittohantering i app

De flesta moderna bokföringsprogram har en app där du fotar kvittot direkt vid köptillfället. Programmet läser av belopp, datum och moms automatiskt med teckentolkning och matchar utlägget mot rätt transaktion på företagskontot. Det gör att du kan kasta papperskvittot redan i butiken – förutsatt att bilden är komplett och läsbar enligt kravet ovan.

Fördelen är dubbel: du slipper en skokartong med blekande termokvitton, och underlaget hamnar direkt i bokföringen i stället för att glömmas bort. Vill du jämföra vilka program som har bäst kvittoläsning och app, se vår genomgång av bokföringsprogram.

Representation och milersättning

Två typer av utlägg ställer extra krav på underlaget, eftersom själva kvittot inte räcker för att avgöra om kostnaden är avdragsgill.

Representation. För att en representationskostnad ska vara avdragsgill räcker det inte med restaurangkvittot. Du måste också anteckna syftet med representationen och vilka som deltog – namn och företag. Representationen ska ha ett omedelbart samband med verksamheten. Momsavdraget är begränsat och får bara göras på ett underlag upp till ett visst belopp per person, så notera deltagarna direkt medan du minns dem.

Milersättning. Kör du egen bil i tjänsten kan företaget betala ut skattefri milersättning enligt Skatteverkets schablon. För inkomståret 2026 är beloppet 25 kr per mil för egen bil, oavsett drivmedel. Underlaget är en körjournal med datum, körd sträcka, start- och stoppadress samt syftet med resan. Betalar företaget ut mer än schablonen blir den överskjutande delen skattepliktig lön.

Vanliga fel med verifikationer

Sköter du underlagen löpande i stället för i klump vid bokslutet blir både bokföringen och en eventuell granskning betydligt enklare. Ett bra bokföringsprogram automatiserar det mesta – men ansvaret för att verifikationen är komplett ligger alltid hos dig.