E-faktura: så fungerar elektronisk faktura

Vad är en e-faktura?

En e-faktura, eller elektronisk faktura, är en faktura där all information ligger som strukturerad data i ett standardiserat filformat – inte som text och siffror i ett dokument du läser med ögonen. Formatet är maskinläsbart, vilket gör att fakturan kan skickas direkt mellan två ekonomisystem och tolkas av mottagarens program utan att någon behöver knappa in beloppen för hand.

När du skickar en e-faktura går den alltså rakt in i kundens bokförings- eller affärssystem, där belopp, momssatser, fakturanummer och förfallodag hamnar på rätt plats automatiskt. Det är den automatiska, system-till-system-överföringen som är hela poängen – och som skiljer en e-faktura från de digitala fakturor de flesta är vana vid att mejla.

E-faktura vs PDF-faktura – en viktig skillnad

Det är lätt att tro att en faktura man mejlar som PDF är en e-faktura. Det är den inte. En PDF är en digital bild av ett pappersdokument: snyggt att titta på för en människa, men mottagarens system kan inte automatiskt läsa ut vad som står i den. Uppgifterna måste tolkas, ofta manuellt eller med tolkningsprogram som kan läsa fel.

En e-faktura är digital genom hela kedjan – från att den skapas hos avsändaren till att den registreras hos mottagaren. Skillnaden är inte kosmetisk utan handlar om formatet under ytan:

Peppol och standarden BIS Billing 3

För att två okända system ska kunna skicka strukturerade fakturor till varandra behövs gemensamma spelregler. Lösningen heter Peppol – ett internationellt nätverk för elektronisk handel som förvaltas av OpenPeppol-föreningen. Tanken är "anslut en gång, nå alla": du kopplar upp dig mot en accesspunkt (oftast via din e-fakturaoperatör eller ditt program), och därigenom kan du nå alla andra som är anslutna till nätverket, oavsett vilken leverantör de använder.

Det vanligaste fakturaformatet i Peppol heter Peppol BIS Billing 3 och bygger på den europeiska standarden EN 16931. Formatet omfattar både vanlig faktura och kreditnota, och tekniskt binds innehållet till syntaxen UBL 2.1. SFTI (Single Face To Industry), som drivs av bland andra SKR, rekommenderar Peppol BIS Billing 3 vid all nyutveckling som riktar sig mot offentlig sektor.

Varje mottagare identifieras med ett unikt id – i Sverige oftast organisationsnummer omsatt till ett Peppol-id. Det är den adress du behöver för att kunna skicka en e-faktura rätt.

Lagkravet: e-faktura till offentlig sektor

Sedan den 1 april 2019 är det lag på att inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Regeln finns i lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling och innebär två saker: alla leverantörer som fakturerar staten, kommuner och regioner måste skicka e-faktura enligt den europeiska standarden, och alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem.

Lagen gäller fakturor som utfärdas till följd av en offentlig upphandling enligt LOU, LUF, LUFS eller LUK som påbörjats från och med den 1 april 2019. Inom äldre avtal kan parterna fortsätta med det format de redan kommit överens om. I praktiken betyder det att du som vill sälja till det offentliga behöver en lösning för att skicka e-faktura – en mejlad PDF blir inte godkänd.

Så skickar och tar du emot e-faktura

Du behöver inte bygga något tekniskt själv. Det finns i huvudsak tre vägar in:

• Faktureringsprogram eller affärssystem med stöd. De flesta moderna program kan skapa och skicka e-faktura via Peppol direkt. Det här är det smidigaste för den som fakturerar löpande – se vår jämförelse av faktureringsprogram.
• E-fakturaoperatör eller accesspunkt. En operatör kopplar ditt system till Peppol-nätverket och sköter formatkonverteringen, så att du kan skicka och ta emot även om kunden använder en annan leverantör.
• Webbportal för enstaka fakturor. Skickar du bara någon enstaka faktura till en myndighet finns ofta en fri portal där du fyller i fakturan i ett formulär och den omvandlas till rätt format.

När du väl är ansluten ser flödet ut ungefär så här: du skapar fakturan i ditt program, anger mottagarens Peppol-id, och fakturan skickas som strukturerad data genom nätverket in i kundens system. Vill du först ha koll på grunderna kan du läsa vår sida om att skapa en faktura och vår översikt över fakturering.

För- och nackdelar med e-faktura

Kommande EU-krav: ViDA

E-faktura blir successivt obligatoriskt på fler håll. EU beslutade den 11 mars 2025 om reformpaketet ViDA – VAT in the Digital Age, som ska modernisera momshanteringen och minska momsbedrägerier inom unionen.

Den del som berör fakturering mest träder i kraft 1 juli 2030: gränsöverskridande B2B-handel mellan företag i olika EU-länder ska då rapporteras digitalt och faktureras elektroniskt enligt den europeiska standarden. Reglerna gäller alla momspliktiga företag oavsett storlek, uppgifterna lämnas automatiskt när e-fakturan ställs ut, och den periodiska sammanställningen fasas ut. Även här gäller att PDF och faktura via e-post inte räknas som e-faktura.

I Sverige beslutade regeringen i februari 2026 att tillsätta en utredning om hur ViDA ska genomföras i svensk rätt – och om e-faktura och digital rapportering ska införas även för inhemska transaktioner. Mycket talar alltså för att e-faktura går från att vara ett krav mot det offentliga till att bli standard för fler delar av näringslivet. Läs mer på skatteverket.se om de senaste lagstiftningsuppdateringarna.