Skapa faktura 2026: obligatoriska uppgifter och så gör du
En faktura är inte bara en betalningsbegäran – den är ett underlag för både din och kundens bokföring och moms. Här går vi igenom exakt vilka uppgifter som måste finnas med enligt mervärdesskattelagen, när en förenklad faktura räcker och hur du fakturerar rätt, oavsett om kunden är ett företag eller en privatperson.
Innehåll
Obligatoriska uppgifter på en faktura
Mervärdesskattelagen (kap. 11) ställer krav på vad en fullständig faktura ska innehålla. Saknas uppgifter riskerar både du och kunden problem med momsavdraget. Det här ska finnas med:
- Fakturadatum. Datum då fakturan utfärdas.
- Ett unikt fakturanummer. Löpnummer i obruten följd – två fakturor får aldrig ha samma nummer.
- Säljarens namn och adress. Ditt företags fullständiga uppgifter.
- Köparens namn och adress. Vem fakturan ställs till.
- Säljarens momsregistreringsnummer. Ditt VAT-nummer (i Sverige formatet SE + organisationsnummer + 01).
- Köparens momsregistreringsnummer i vissa fall – vid omvänd skattskyldighet eller handel med företag i andra EU-länder.
- Beskrivning av varan eller tjänsten. Mängd och art för varor, omfattning och art för tjänster.
- Leveransdatum om det skiljer sig från fakturadatum.
- Beloppet – beskattningsunderlaget (priset exklusive moms), uppdelat per momssats, samt eventuella rabatter.
- Tillämpad momssats. 25, 12 eller 6 procent beroende på vad du säljer.
- Momsbeloppet i kronor som ska betalas.
Säljer du momsfritt eller med omvänd skattskyldighet ska fakturan i stället innehålla en hänvisning till varför moms inte tas ut. Utöver de lagstadgade uppgifterna brukar man också ange betalningsvillkor, förfallodatum, bankgiro eller plusgiro och uppgift om F-skatt – mer om det nedan.
Checklista innan du skickar
Gå igenom den här listan varje gång, så slipper du krediteringar och påminnelser om felaktiga uppgifter:
- Fakturadatum och ett unikt fakturanummer är ifyllda.
- Både säljarens och köparens namn och adress stämmer.
- Ditt momsregistreringsnummer finns med.
- Varje rad har tydlig beskrivning, antal och pris exklusive moms.
- Rätt momssats är vald per rad och momsbeloppet summerar rätt.
- Betalningsvillkor, förfallodatum och betalmottagare (bankgiro/plusgiro) är angivna.
- "Godkänd för F-skatt" står med om du är godkänd.
Förenklad faktura under 4 000 kr
Om fakturans totalbelopp inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms får du utfärda en förenklad faktura. Den får också användas i vissa fall där handelsbruk eller administrativ praxis i branschen gör det svårt att uppfylla alla krav, samt vid kreditnota. Ett vanligt kassakvitto är i praktiken ofta en förenklad faktura.
En förenklad faktura behöver färre uppgifter än en fullständig. Den ska minst innehålla:
- Datum då fakturan utfärdades.
- Identifiering av säljaren, till exempel organisations- eller momsregistreringsnummer.
- Vilken typ av vara eller tjänst som levererats.
- Momsbeloppet, eller uppgifter som gör att det går att räkna fram.
F-skatt på fakturan
Det finns inget uttryckligt krav i mervärdesskattelagen på att fakturan ska ange att du är godkänd för F-skatt. I praktiken bör det ändå stå "Godkänd för F-skatt" på fakturan, eftersom det talar om för köparen att den varken ska göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter på ersättningen till dig.
Är du godkänd för FA-skatt (både F- och A-skatt) måste du skriftligt hänvisa till F-skatten i varje uppdrag, till exempel i offert eller faktura. Fakturerar du utan att vara godkänd för F-skatt bör du i stället skriva "Ej godkänd för F-skatt", så vet uppdragsgivaren att skatteavdrag kan behöva göras. Läs mer om F-skatt på skatteverket.se.
Fakturera privatperson eller företag
Huvudregeln i mervärdesskattelagen är att säljaren ska utfärda en faktura vid försäljning till någon som inte är privatperson – alltså till ett annat företag eller en juridisk person. Säljer du till en privatperson finns inte alltid samma lagkrav på faktura, men du behöver ändå ett underlag (kvitto eller faktura) för din egen bokföring, och i vissa branscher gäller särskilda regler.
Den praktiska skillnaden:
| Fakturera företag | Fakturera privatperson | |
|---|---|---|
| Lagkrav på faktura | Ja, huvudregel | Inte alltid (kvitto kan räcka) |
| Prisangivelse | Vanligen exkl. moms | Alltid inkl. moms (totalbelopp) |
| Köparens uppgifter | Namn, adress, ev. momsnr | Namn och adress |
| Vanligt betalningsvillkor | 30 dagar netto | 10–14 dagar |
Saknar du eget företag men vill fakturera kan du använda ett egenanställningsföretag som fakturerar i sitt namn åt dig mot en avgift. Då sköts skatt och avgifter åt dig – läs mer om fakturera utan företag.
Betalningsvillkor och förfallodatum
Det finns ingen lag som bestämmer hur många dagar kunden har på sig att betala – du väljer själv, men villkoret ska vara tydligt och överenskommet innan fakturan skickas. Vanligast mellan företag är 30 dagar netto, medan 10–14 dagar ofta används vid mindre uppdrag och mot privatpersoner.
Förfallodatumet är fakturadatum plus antalet dagar i betalningsvillkoret. Betalar en näringsidkare för sent får du ta ut dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) – referensräntan plus åtta procentenheter – från förfallodagen, eller från 30 dagar efter fakturadatum om inget förfallodatum angetts. Kontrollera aktuell referensränta hos riksbanken.se.
Så skapar du fakturan i praktiken
Det finns tre vanliga sätt att skapa en faktura, beroende på hur ofta du fakturerar:
- Faktureringsprogram eller bokföringsprogram. Smidigast om du fakturerar regelbundet. Programmet fyller i rätt uppgifter, numrerar löpande, räknar momsen och bokför fakturan automatiskt. Se vår genomgång av faktureringsprogram.
- Färdig fakturamall. Passar dig som fakturerar sällan. Hämta en fakturamall i Word, Excel eller PDF, fyll i uppgifterna och spara som PDF innan du skickar.
- E-faktura. Skickas digitalt direkt till mottagarens system, vanligt vid försäljning till offentlig sektor och större företag. Läs mer om e-faktura.
Vill du förstå helheten kring att fakturera – från offert till betalning och påminnelse – har vi samlat det i guiden om fakturering.
Slipp fylla i uppgifterna för hand
Ett faktureringsprogram numrerar, räknar momsen och bokför åt dig. Jämför de vanligaste.
Vanliga frågor om att skapa faktura
Vilka uppgifter måste en faktura innehålla?
En fullständig faktura ska bland annat innehålla fakturadatum, ett unikt fakturanummer, säljarens och köparens namn och adress, säljarens momsregistreringsnummer, beskrivning av varan eller tjänsten, beloppet, tillämpad momssats och momsbeloppet. Kraven följer av mervärdesskattelagen kap. 11.
När får jag använda en förenklad faktura?
När fakturans totalbelopp inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms. Den ska minst innehålla utfärdandedatum, identifiering av säljaren, typ av vara eller tjänst samt momsbeloppet. Ett vanligt kassakvitto är ofta en förenklad faktura.
Måste jag skriva att jag är godkänd för F-skatt?
Mervärdesskattelagen kräver det inte, men i praktiken bör "Godkänd för F-skatt" stå på fakturan så att köparen vet att den inte ska göra skatteavdrag. Har du FA-skatt måste du dock skriftligt hänvisa till F-skatten i varje uppdrag.
Skiljer det sig att fakturera privatperson och företag?
Ja. Till företag är faktura huvudregel och priset anges ofta exklusive moms. Till privatperson finns inte alltid lagkrav på faktura, och priset ska anges inklusive moms som ett totalbelopp. Underlag för bokföringen behövs ändå alltid.
Vilket betalningsvillkor ska jag sätta?
Du väljer själv, så länge det är tydligt och överenskommet. Vanligast mellan företag är 30 dagar netto, medan 10–14 dagar är vanligt mot privatpersoner. Vid sen betalning från en näringsidkare får du ta ut dröjsmålsränta enligt räntelagen.
Hur skapar jag enklast en faktura?
Fakturerar du ofta är ett faktureringsprogram smidigast – det fyller i rätt uppgifter och bokför automatiskt. Fakturerar du sällan räcker en färdig fakturamall i Word, Excel eller PDF. Vid digital fakturering till stora kunder och offentlig sektor används e-faktura via Peppol.