Fakturamall: gratis mall och vad den ska innehålla
En fakturamall i Word, Excel eller Google är ett gratis sätt att komma igång. Men en mall sköter ingenting åt dig – fakturanummer, moms och bokföring blir ditt eget ansvar. Här går vi igenom exakt vad mallen måste innehålla, när den räcker och när du tjänar på att byta till ett program.
Innehåll
Vad är en fakturamall?
En fakturamall är ett färdigt dokument där fälten för datum, fakturanummer, kund, vad du sålt, moms och summa redan finns på plats. Du fyller bara i uppgifterna och skickar den som PDF – aldrig som ett redigerbart Word- eller Excel-dokument, eftersom kunden då kan ändra i den. Mallen är gratis och passar dig som fakturerar då och då.
Det viktiga att förstå är att en mall bara är ett papper. Den räknar inte ut momsen åt dig, den håller inte reda på vilket fakturanummer som står i tur och den bokför ingenting. Allt det måste du göra själv – och just där uppstår de flesta felen. En faktura är dessutom en juridiskt bindande handling och en verifikation i bokföringen, så uppgifterna måste stämma.
Checklista: vad mallen ska innehålla
En fullständig faktura ska enligt mervärdesskattelagen (kap. 11) innehålla ett antal obligatoriska uppgifter. Saknas någon av dem kan Skatteverket underkänna fakturan vid momsredovisningen. Använd den här checklistan varje gång:
- Fakturadatum – datumet då fakturan ställdes ut.
- Fakturanummer – ett unikt löpnummer i en obruten serie (mer om detta nedan).
- Säljarens namn och adress samt organisationsnummer.
- Köparens namn och adress – det ska klart framgå vem som ska betala.
- Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer).
- Köparens momsregistreringsnummer – i vissa fall, till exempel vid omvänd skattskyldighet eller handel inom EU.
- Varornas eller tjänsternas art och mängd – tillräckligt specificerat för att duga som verifikation. "Konsulttjänst" räcker sällan; ange timmar, period eller vad som faktiskt levererats.
- Leverans- eller utförandedatum om det skiljer sig från fakturadatumet.
- Beskattningsunderlag per momssats – beloppet före moms, uppdelat om du har flera momssatser.
- Tillämpad momssats och momsbelopp i kronor (25, 12, 6 eller 0 %).
- Att betala – totalsumma, betalningssätt (bankgiro/plusgiro/IBAN), förfallodatum och eventuell dröjsmålsränta.
Fakturerar du litet och sällan kan du i stället använda en förenklad faktura. Den behöver inte alla uppgifter ovan, men måste ändå ha fakturadatum, fakturanummer, säljarens momsregistreringsnummer samt vad som sålts och momsbeloppet. Gränsen för förenklad faktura är ett totalbelopp på 4 000 kr inklusive moms.
Word, Excel eller Google?
Gratis fakturamallar finns i flera format, och valet handlar mest om vad du redan är van vid. Skicka alltid den färdiga fakturan som PDF oavsett vilket format du utgår från.
| Format | Passar för | Tänk på |
|---|---|---|
| Word | Enkla, snygga fakturor med fasta belopp | Du räknar moms och summor för hand |
| Excel | Flera rader, automatisk summering | Formler kan räkna ut moms och totalt åt dig |
| Google Docs / Sheets | Den som vill nå mallen från flera enheter | Gratis och delbart, men ingen kundregister-funktion |
En Excel-mall med färdiga formler tar en del av räknejobbet, men ingen mall hjälper dig med löpnummerserien eller bokföringen. Vill du se hela arbetsgången från tom mall till skickad faktura, läs vår genomgång av hur du skapar en faktura.
Mall eller faktureringsprogram?
Det här är den viktigaste frågan. En mall är gratis men manuell; ett program kostar oftast en liten månadsavgift men automatiserar det som är lätt att göra fel på.
| Funktion | Fakturamall | Faktureringsprogram |
|---|---|---|
| Pris | Gratis | Liten månadsavgift (ofta gratis i låg volym) |
| Fakturanummer | Manuellt – du håller reda på serien | Sätts automatiskt i obruten serie |
| Momsberäkning | Du räknar själv (eller med Excel-formel) | Räknas ut automatiskt per rad |
| Bokföring | Ingen koppling | Bokförs ofta automatiskt |
| Påminnelser | Du bevakar förfallna fakturor själv | Påminnelser och inkasso kan skickas automatiskt |
| E-faktura | Nej | Ofta stöd för e-faktura |
Den säkraste vägen är ett program, eftersom det tar bort de vanligaste felkällorna – fel momssats, dubbla fakturanummer och fakturor som aldrig bokförs. Många program är gratis i låg volym, så tröskeln är låg. Jämför alternativen i vår översikt över faktureringsprogram, och läs mer om hela flödet under fakturering.
För- och nackdelar med mall
- Du sköter fakturanummer-serien för hand
- Risk för fel momssats och felräkning
- Ingen koppling till bokföringen
- Inga automatiska påminnelser
- Ingen historik eller kundregister
- Helt gratis att börja med
- Inget abonnemang att binda upp sig på
- Räcker bra för enstaka fakturor
- Du äger filen och kan anpassa den fritt
När du bör gå över till ett program
Mallen räcker så länge volymen är låg och din bokföring ändå är enkel. Det är dags att byta till ett program när något av det här stämmer:
- Du skickar mer än några fakturor i månaden – då blir det manuella jobbet både tidsödande och felkänsligt.
- Du har börjat tappa kontroll på fakturanummer eller hittar luckor i serien.
- Du vill att fakturorna ska bokföras automatiskt i stället för att matas in en gång till.
- Dina kunder efterfrågar e-faktura, vilket en mall inte kan leverera.
- Du lägger tid på att bevaka förfallna fakturor och skicka påminnelser för hand.
Eftersom flera program är gratis i låg volym behöver bytet inte kosta något – och du slipper den felkälla som mallen är.
Mall för privatperson och ROT/RUT
Driver du enskild firma fungerar en vanlig fakturamall lika bra som för ett aktiebolag – uppgifterna i checklistan gäller likadant. Ska du fakturera ROT- eller RUT-arbete behöver fakturan dessutom visa vem som utfört arbetet, uppgift om att utföraren har F-skatt, kundens personnummer samt arbets- och materialkostnad uppdelat, så att avdraget kan hanteras rätt. Skatteverket hanterar begäran om rotavdrag via Mina sidor.
Är du privatperson utan eget företag kan du inte skicka en egen momsfaktura. Då fakturerar du i stället via en egenanställningstjänst, som ställer ut fakturan i sitt namn, drar skatt och betalar ut pengarna mot en avgift. Det är ett enkelt sätt att ta betalt för ett enstaka uppdrag utan att starta företag. Läs mer om fakturera utan företag.
Trött på att räkna för hand?
Ett program sätter fakturanummer, räknar moms och bokför åt dig – ofta gratis i låg volym.
Vanliga frågor om fakturamallar
Vad måste finnas med på en faktura?
En fullständig faktura ska ha fakturadatum, ett unikt fakturanummer, säljarens och köparens namn och adress, säljarens momsregistreringsnummer, vad som sålts, momssats och momsbelopp samt summa och förfallodatum. Saknas en obligatorisk uppgift kan Skatteverket underkänna fakturan. Kraven följer av mervärdesskattelagen kap. 11.
Är en gratis fakturamall tillåten?
Ja. En mall i Word, Excel eller Google är fullt laglig så länge den färdiga fakturan innehåller alla obligatoriska uppgifter. Det är innehållet som regleras, inte vilket verktyg du skapar fakturan i.
Hur fungerar fakturanummer i en mall?
Varje faktura ska ha ett unikt löpnummer i en obruten serie under räkenskapsåret. I en mall håller du reda på numret själv, vilket gör det lätt att av misstag dubblera eller hoppa över ett nummer. Ett program sätter numret automatiskt.
När ska jag byta från mall till program?
När du fakturerar regelbundet, vill ha automatisk momsberäkning och bokföring, behöver e-faktura eller tröttnar på att bevaka förfallna fakturor. Eftersom flera program är gratis i låg volym kostar bytet ofta ingenting.
Kan jag använda en fakturamall som privatperson?
Utan eget företag kan du inte ställa ut en egen momsfaktura. Du kan i stället fakturera via en egenanställningstjänst som skickar fakturan i sitt namn mot en avgift. Har du enskild firma fungerar en vanlig fakturamall däremot bra.
Vilka momssatser gäller i Sverige?
Tre nivåer används: 25 procent (normalskatt för de flesta varor och tjänster), 12 procent (livsmedel, restaurang, hotell) och 6 procent (böcker, dagstidningar, persontransporter, kultur). Kontrollera alltid aktuell momssats hos skatteverket.se för din specifika verksamhet.