Betalkort för företag: kort utan kredit

Vad är ett betalkort?

Ett betalkort är ett företagskort där köpen dras från företagets eget kapital i stället för från en beviljad kredit. Antingen belastas företagskontot direkt vid köpet – då talar man om ett debetkort – eller så samlas månadens köp på en faktura som betalas i sin helhet vid månadsskiftet. Gemensamt är att du aldrig lånar pengar: kortet kan bara användas så långt det finns täckning eller ett avtalat utrymme.

Poängen med ett betalkort är att hålla isär företagets utgifter från de privata. Allt som handlas i tjänsten hamnar på ett ställe, syns i appen och kan stämmas av mot kvitton – vilket gör utläggshanteringen och bokföringen avsevärt enklare än när anställda lägger ut privat och begär ersättning i efterhand.

Betalkort eller kreditkort – vad är skillnaden?

Skillnaden ligger i hur betalningen sker. Med ett betalkort krävs täckning direkt eller vid månadens slut – du betalar med pengar företaget redan har. Ett kreditkort ger i stället en beviljad kreditgräns som du kan handla upp till och betala av senare, ibland med ränta om du inte gör rätt-upp-betalning i tid.

Ett kontokopplat företagskort tillåter normalt inte att kortinnehavaren spenderar mer än det belopp som finns eller är avtalat. Det gör betalkortet till ett trubbigt men tryggt verktyg: ingen ränterisk och ingen skuld att hålla reda på. Behöver företaget i stället en likviditetsbuffert eller längre betalningsvillkor kan ett kreditkort för företag passa bättre.

Kort kopplat till företagskontot

Den enklaste formen av betalkort är ett debetkort knutet till företagets konto. Köpet dras i samma stund som du betalar, precis som med ett vanligt bankkort privat. Saldot på kontot är taket – är det tomt går köpet inte igenom.

Storbankerna erbjuder den här typen av kort under namn som bankkort eller debetkort för företag, och de finns ofta i två varianter beroende på vem som är betalningsansvarig: antingen står företaget för korten och får en samlad faktura, eller så har varje medarbetare privat betalningsansvar och stämmer av sina utlägg mot lönen. Vilken modell som passar beror på hur ni vill fördela ansvaret internt.

Fintech-kort med utläggskontroll i realtid

De senaste åren har en rad fintech-aktörer byggt företagskort där själva kortet bara är halva produkten – resten är en plattform för utgiftskontroll. Aktörer som Wallester, Mynt och Pleo erbjuder kort som kopplas till en app där varje köp dyker upp direkt, kvitton fotas på plats och transaktionerna kan föras vidare till bokföringsprogrammet automatiskt.

Det praktiska värdet ligger i realtidsöversikten. I stället för att vänta på månadens kontoutdrag ser du utgifterna i samma stund de görs, kan sätta gränser per kort och stänga av ett kort med ett knapptryck. Flera av plattformarna delar ut virtuella kort direkt för engångsköp och prenumerationer, vid sidan av fysiska kort till dem som behöver. Många erbjuder dessutom en kostnadsfri grundnivå, där betalkortet och basfunktionerna inte kostar något i fast avgift.

Mynt finns som både debet- och kreditkort, medan kort som Wallester på grundnivån fungerar som rena betalkort knutna till ett eget konto. Vill du jämföra korten sida vid sida hittar du dem i vår översikt över de bästa företagskorten.

Kort till anställda – sätt reglerna först

Den stora vinsten med betalkort kommer när flera i teamet har varsitt kort i stället för att lägga ut privat. Men fler kort kräver tydliga regler. Innan du delar ut kort bör ni bestämma:

• Vad kortet får användas till. Enbart tjänsteutlägg – inte privata köp. Sätt det skriftligt i en kortpolicy.
• Beloppsgränser. En övre gräns per kort eller per köp minskar risken och gör avstämningen enklare.
• Kvittohantering. Kvitto ska fotas eller laddas upp direkt vid köpet, annars blir bokföringen lidande.
• Avslut. Kortet ska spärras eller återlämnas när en medarbetare slutar.

Med ett fintech-kort kan flera av de här reglerna bakas in i systemet – gränser, kategorier och spärrar styrs i appen i stället för i en pärm. Markerar någon ett privat köp av misstag hanteras mellanhavandet ofta automatiskt, så att beloppet dras av mot lön eller betalas tillbaka.

Avgifter och kreditprövning

Ett betalkort kan vara helt gratis eller kosta ett par hundralappar per år, beroende på utgivare. Fintech-korten har ofta ingen fast årsavgift på grundnivån, medan storbankernas företagskort vanligen kostar mer per kort och år. Tänk på att avgiften ibland skiljer sig beroende på om företaget eller den anställde står som betalningsansvarig.

Utöver årsavgiften kan det tillkomma kostnader för valutaväxling vid köp i utländsk valuta och ibland en avgift för kontantuttag – ett par poster värda att jämföra om ni handlar mycket utomlands. Själva korttransaktionen kostar normalt inget extra för dig som kortinnehavare; den avgiften betalar handlaren.

För ett rent debetkort görs som regel ingen kreditprövning, eftersom företaget inte beviljas någon kredit – kortet kan bara användas inom befintligt saldo. Står du däremot som betalningsansvarig på ett kort med kreditfunktion görs en sedvanlig kreditprövning, ofta via en kreditupplysning. Det är en av de praktiska anledningarna till att betalkortet är lättare att komma igång med.

För- och nackdelar med betalkort