Faktureringsprogram 2026: så väljer du program för att fakturera
Ett faktureringsprogram gör att du skapar, skickar och bevakar fakturor på minuter i stället för i Word – med rätt momssatser, automatisk numrering och koll på vem som faktiskt har betalat. Här går vi igenom vilka funktioner som spelar roll, skillnaden mot ett bokföringsprogram, vad det kostar och vad som passar enskild firma respektive aktiebolag.
Innehåll
Vad är ett faktureringsprogram?
Ett faktureringsprogram är ett verktyg där du skapar och skickar fakturor till dina kunder och håller reda på vilka som är betalda. Programmet sätter automatiskt ett unikt fakturanummer i en obruten nummerserie, räknar fram moms och totalsumma och sparar en kundreskontra – en lista över alla skickade fakturor och deras betalningsstatus. Det gör att du slipper både Word-mallar och risken att två fakturor får samma nummer.
De flesta moderna program är molnbaserade, alltså något du loggar in på i webbläsaren eller en app, till skillnad från ett lokalt program du installerar på en enskild dator. Molnvarianten innebär att du kan fakturera direkt från mobilen ute hos kund och att backup och uppdateringar sköts åt dig. På marknaden finns både fristående faktureringsprogram och faktureringsdelar inbyggda i bokföringsprogram som Fortnox, Visma eEkonomi och Bokio. Andra namn du stöter på är Zervant (enkel fakturering med gratisnivå) och egenanställningstjänster som Frilans Finans, som låter dig fakturera utan eget företag.
Funktioner som spelar roll
Alla program kan skapa en faktura. Skillnaden ligger i vad som händer runt omkring – automatiken, påminnelserna och kopplingen till bokföringen. Det här är funktionerna värda att titta på:
- Skapa och skicka faktura med egen logotyp och anpassad mall, som PDF via e-post eller på papper.
- E-faktura. Möjlighet att skicka strukturerad e-faktura, inte bara PDF. Säljer du till stat, kommun eller region är det ett krav – mer om det på sidan om e-faktura.
- Påminnelser och dröjsmålsränta. Programmet bevakar förfallodatum och kan skicka betalningspåminnelse automatiskt.
- ROT- och RUT-avdrag. För dig som säljer hantverks- eller hushållstjänster räknar programmet ut avdraget och skapar HUS-filen du begär ersättning med hos Skatteverket.
- Återkommande fakturor. Ställ in en faktura som skickas automatiskt varje månad – guld värt vid abonnemang och löpande uppdrag.
- Bokföringsintegration. När fakturan skickas och betalas bokförs den automatiskt, så att du slipper dubbelarbete.
- App. Fakturera, fotografera kvitton och se betalstatus direkt i mobilen.
| Funktion | Vad den gör | Vem behöver den |
|---|---|---|
| Återkommande fakturor | Skickar samma faktura automatiskt periodvis | Abonnemang, löpande uppdrag |
| ROT/RUT | Räknar avdrag, skapar HUS-fil till Skatteverket | Hantverkare, städ, trädgård |
| E-faktura | Skickar i Peppol-format | Leverantörer till offentlig sektor |
| Påminnelser | Bevakar förfallodatum, påminner | Alla som vill bli betalda i tid |
| Bokföringskoppling | Bokför fakturan automatiskt | Den som sköter bokföringen själv |
Fristående program eller del av bokföringen?
En tidig vägval är om du vill ha ett rent faktureringsprogram eller ett bokföringsprogram där faktureringen ingår. Skillnaden är inte huggen i sten – många leverantörer säljer båda.
Ett fristående faktureringsprogram är enklare och ofta billigare eller gratis. Det passar dig som mest behöver skicka snygga fakturor och bevaka betalningar, och som lämnar bokföringen till en redovisningsbyrå. Ett bokföringsprogram med fakturering samlar i stället allt på ett ställe: fakturan du skickar bokförs automatiskt och syns direkt i resultat och moms. Sköter du bokföringen själv är det oftast den smidigaste vägen.
En tumregel: om du säljer en handfull fakturor i månaden och har en byrå räcker ett fristående program eller en gratistjänst. Hanterar du både fakturor, kvitton, moms och lön själv tjänar du på en samlad lösning.
Gratis faktureringsprogram
Det finns gott om gratisalternativ, särskilt för enskild firma och frilansare med låg volym. Vanligt är att du får skapa ett begränsat antal fakturor per månad utan kostnad, eller använda hela tjänsten gratis mot att den finansieras på annat sätt. Flera av de större aktörerna erbjuder dessutom en kostnadsfri testperiod innan du behöver välja paket.
Gratis räcker långt om du bara behöver skapa och skicka fakturor. Vill du ha automatisk bokföring, e-faktura, ROT/RUT och påminnelser brukar de funktionerna ligga i en betald nivå. Behöver du inte ens ett program ännu kan du börja med vår guide till fakturering och en enkel fakturamall – men i längden sparar ett program tid och minskar felen.
Vad kostar ett faktureringsprogram?
Priset styrs av hur mycket du behöver. Ren fakturering kan vara gratis eller kosta en liten månadsavgift. Paket som även innehåller bokföring, moms och lön kostar mer, och priset trappas vanligtvis upp med antalet fakturor, användare eller funktioner du slår på. Kontrollera alltid aktuella priser direkt hos leverantören.
Tänk på helheten snarare än startpriset. Ett lockande grundpris kan sakna just det du behöver – e-faktura, automatiska påminnelser eller bokföringskoppling – som sedan ligger i ett dyrare paket. Räkna också med att din volym växer: ett program som är gratis för tre fakturor i månaden kan bli betalt så fort verksamheten tar fart.
Enskild firma eller aktiebolag
Funktionsmässigt fungerar samma program för både enskild firma och aktiebolag – det är kraven runt omkring som skiljer. I en enskild firma är behoven ofta enkla: skapa fakturor, hålla nummerserien obruten och se vad som är betalt. Många klarar sig länge på en gratistjänst eller ett billigt fristående program.
Ett aktiebolag har mer formell administration med årsredovisning och tydligare krav på ordning i bokföringen, så här lutar fler åt ett samlat bokföringsprogram med fakturering. Säljer du till offentlig sektor – oavsett bolagsform – behöver du dessutom kunna skicka e-faktura, vilket gör att valet av program påverkas mer av dina kunder än av om du är firma eller bolag.
Så väljer du faktureringsprogram
- Lista dina måsten. ROT/RUT, e-faktura, återkommande fakturor eller bokföring – kryssa för det du faktiskt använder.
- Bestäm samlat eller fristående. Sköter du bokföringen själv talar mycket för ett bokföringsprogram med fakturering.
- Testa gränssnittet. Utnyttja gratisnivå eller testperiod – det program du tycker är enklast blir det du faktiskt använder.
- Räkna på rätt nivå. Jämför priset på det paket som har dina måsten, inte bara startpriset.
I vår jämförelse av faktureringsprogram går vi igenom de vanligaste programmen och vad som skiljer dem åt.
För- och nackdelar med faktureringsprogram
- Avancerade paket kostar löpande
- Funktioner du behöver kan ligga i dyrare nivå
- Viss inlärning i början
- Molntjänst kräver att du litar på leverantören
- Automatiskt fakturanummer och rätt moms
- Påminnelser och koll på vem som betalat
- ROT/RUT och e-faktura sköts korrekt
- Fakturera direkt från mobilen
Redo att fakturera smartare?
Se programmen sida vid sida – funktioner, pris och vad som passar din verksamhet.
Vanliga frågor om faktureringsprogram
Behöver jag ett faktureringsprogram, eller räcker en mall?
En mall fungerar för enstaka fakturor, men ett program sätter automatiskt rätt fakturanummer i obruten serie, räknar moms och bevakar betalningar. Skickar du fakturor regelbundet sparar programmet tid och minskar risken för fel. Läs mer i vår guide till att skapa faktura och på sidan om fakturamall.
Finns det gratis faktureringsprogram?
Ja, flera program är gratis för låg volym, ofta med ett begränsat antal fakturor per månad. Större aktörer erbjuder kostnadsfri testperiod. Avancerade funktioner som e-faktura, ROT/RUT och automatisk bokföring brukar dock ligga i en betald nivå.
Vad är skillnaden mot ett bokföringsprogram?
Ett faktureringsprogram skapar och skickar fakturor. Ett bokföringsprogram bokför dem också automatiskt och visar moms och resultat. Sköter du bokföringen själv är ett samlat program oftast smidigast; lämnar du den till en byrå räcker ofta ett fristående faktureringsprogram.
Kan jag skicka e-faktura från ett faktureringsprogram?
De flesta moderna program kan skicka strukturerad e-faktura i Peppol-format, inte bara PDF. Det är ett krav när du fakturerar offentlig sektor – stat, kommun och region. Kontrollera att programmet stödjer e-faktura om du har sådana kunder. Mer på sidan om e-faktura.
Klarar programmet ROT- och RUT-avdrag?
Program med ROT/RUT-stöd räknar ut avdraget automatiskt, skapar en korrekt husfaktura och en HUS-fil som du begär ersättning med hos Skatteverket. Det är värdefullt för hantverkare och städ- och trädgårdstjänster, eftersom reglerna och beloppstaken sköts åt dig.
Spelar det roll om jag har enskild firma eller aktiebolag?
Samma program fungerar för båda. En enskild firma med låg volym klarar sig ofta på en gratistjänst, medan ett aktiebolag med mer formell administration ofta tjänar på ett samlat bokföringsprogram med fakturering. Har du kunder i offentlig sektor styr e-fakturakravet valet mer än bolagsformen.